Годовую потребность в бумаге А4 считают от фактического расхода за прошлые периоды и проверяют по числу рабочих мест и печатающих устройств. Норму на одного работника задают нормативы самого органа: конкретной цифры по бумаге в федеральных правилах определения нормативных затрат нет. Требования описывают через характеристики стандарта: формат, массу бумаги площадью 1 м2, белизну, непрозрачность, влажность.
Откуда берётся норматив количества
Нормирование в сфере закупок - это установление требований к закупаемым товарам, в том числе к количеству и потребительским свойствам. Приводить к избыточным свойствам товара они не должны. Утверждают такие требования сами органы на основании правил нормирования (ст. 19 ч. 1, 2, 5 44-ФЗ).
Для федеральных государственных органов затраты на канцелярские принадлежности считают так: количество предмета в расчёте на основного работника по нормативам самого органа умножают на расчётную численность основных работников и на цену предмета (п. 98 Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от 20.10.2014 № 1084).
Как посчитать годовой объём
- Выгрузите фактический расход за два-три прошлых года из складского учёта. Считайте в пачках: стандартная пачка - 500 листов (п. 3.3.4 ГОСТ Р 57641-2017).
- Распределите расход по подразделениям и по печатающим устройствам.
- Сверьте результат с числом рабочих мест: резкие отклонения обычно объясняются документооборотом или настройками печати.
- Добавьте разовые кампании года: отчётность, массовую рассылку писем, обработку дел перед передачей в архив.
- Учтите долю двусторонней печати: дуплекс сокращает число листов, но требует более плотной и непрозрачной бумаги.
- Заложите страховой запас, который поместится на складе.
- Разложите итог по кварталам или месяцам - это основа графика поставки по заявкам.
Объём печати определяет и расход картриджей: как их закупают для учреждения, разобрано отдельно.
Какие характеристики важны и на что они влияют
Действующий национальный стандарт на офисную бумагу - ГОСТ Р 57641-2017 «Бумага ксерографическая для офисной техники», введён с 1 марта 2018 года, Изменение № 1 к нему - с 1 декабря 2022 года. Стандарт делит бумагу на четыре марки по скорости аппарата: А - любые скорости, В - до 100 копий в минуту, С и Сэ - до 50 копий в минуту.
| Показатель | На что влияет | Норма по ГОСТ Р 57641-2017 |
|---|---|---|
| Формат А4 | Совместимость с техникой и подшивкой дел | 210 х 297 мм по ГОСТ 9327 |
| Масса бумаги площадью 1 м2 | Плотность листа, подача, прочность | 72,0-82,0 г (марка А), 72,0-80,0 г (В, С, Сэ) |
| Толщина | Высота стопы в кассете, проход через тракт | Не менее 95 мкм при массе 72,0-79,0 г; 106 мкм при 80,0-82,0 г (марка А) |
| Белизна по CIE | Контраст текста, вид цветной печати | 160-175 % (А), 150-165 % (В), 140-150 % (С) |
| Непрозрачность | Просвет текста при двусторонней печати | Не менее 93,0 % (А), 91,0 % (В) |
| Влажность | Скручивание, замятия, электризация | 3,9-5,3 % (А и В), 3,6-5,3 % (С) |
| Жёсткость при статическом изгибе | Надёжность подачи листа | Не менее 115 мН в машинном направлении (А) |
Как описать требования без указания бренда?
В описании объекта закупки указывают функциональные, технические и качественные характеристики, а при необходимости эксплуатационные. Требования и указания в отношении товарных знаков не включают, если они ограничивают число участников; указание на товарный знак допускается со словами «или эквивалент» (ст. 33 ч. 1 п. 1 44-ФЗ). Действия, которые необоснованно ограничивают число участников закупки, запрещены (ст. 8 ч. 2 44-ФЗ).
Закон поддерживает опору на стандарты: показатели, условные обозначения и терминологию берут из технических регламентов и документов национальной системы стандартизации. Когда они не используются, в описании нужно обоснование других показателей (ст. 33 ч. 1 п. 2). Значения указывают как максимальные, минимальные или неизменяемые (ст. 33 ч. 2). Допустимы и требования к упаковке, маркировке и методам испытаний (ст. 33 ч. 1 п. 3), и условие о новизне товара (ст. 33 ч. 1 п. 7).
Сам стандарт применяется добровольно (ст. 26 ч. 1 162-ФЗ), но для изготовителя его применение становится обязательным при публичном заявлении о соответствии, в том числе когда обозначение стандарта нанесено на упаковку (ст. 26 ч. 3). Букву марки без обозначения стандарта писать бессмысленно. Марки А+, В+, В, С+, С и Д относятся к ГОСТ Р 58106-2018 (п. 3.1), а действие приказа Росстандарта от 11.04.2018 № 190-ст, которым этот стандарт утверждён, приостановлено приказом Росстандарта от 05.02.2020 № 31-ст. В федеральном фонде стандартов ГОСТ Р 58106-2018 числится отменённым. Проверяйте статус стандарта перед ссылкой на него. Тот же принцип работает и для офисной мебели.
Поставка партиями по заявкам
Бумага расходуется весь год, поэтому её удобнее получать партиями по заявкам. Количество товара предусматривают в единицах измерения либо задают порядок его определения (ст. 465 ГК РФ). Укажите единицу - пачка или лист - и число листов в пачке.
Если периоды поставки отдельных партий не определены, товары поставляются равномерными партиями помесячно. Наряду с периодами в договоре может быть установлен график поставки, а досрочная поставка возможна с согласия покупателя (ст. 508 ГК РФ). Сроки и периодичность закупок входят в план-график; закупки, не предусмотренные планом-графиком, осуществить нельзя (ст. 16 ч. 1, 2 44-ФЗ). План-график учреждения утверждается в течение десяти рабочих дней после утверждения плана финансово-хозяйственной деятельности, а изменения вносят не позднее чем за один день до размещения извещения (ст. 16 ч. 7, 9). Порядок формирования плана-графика установлен постановлением Правительства РФ от 30.09.2019 № 1279.
Как хранить бумагу на складе
Бумага должна храниться в крытых складах, защищённой от атмосферных осадков и почвенной влаги (п. 5.5 ГОСТ 1641-75, п. 8.2 ГОСТ Р 57641-2017). Влажность самой бумаги нормирована в узком диапазоне, а испытывают её при температуре 23 °С и относительной влажности воздуха 50 % (п. 7.2 стандарта). Сырой или перетопленный склад выводит лист из этого диапазона.
Стандарт даёт прямые рекомендации (п. 10.1-10.4):
- хранить запечатанные пачки горизонтально и в оригинальных коробках;
- перед использованием дать бумаге в упаковке пройти температурную акклиматизацию в условиях применения;
- вскрывать упаковку непосредственно перед заправкой в аппарат;
- убирать неиспользованную бумагу в оригинальную упаковку сразу после печати.
Соответствие бумаги требованиям стандарта изготовитель гарантирует при соблюдении условий транспортирования и хранения (раздел 9). Офисная бумага пожароопасна, несамовоспламеняющаяся и взрывобезопасна (п. 5.1). Это учитывают при выборе места для годового запаса.
Что проверить при получении партии
Бумагу предъявляют к приёмке партиями, объём выборки определяют по ГОСТ 32546, а при неудовлетворительном результате по показателю испытания повторяют на удвоенной выборке (п. 6.1-6.3 ГОСТ Р 57641-2017). Разнооттеночность в одной пачке и в одной партии не допускается (п. 3.1.16). Маркировка пачки должна содержать страну-изготовителя, наименование и адрес изготовителя, условное обозначение продукции, формат, количество листов и массу бумаги площадью 1 м2 или толщину (п. 3.4.2).
| Что получить | Основание |
|---|---|
| Документы, относящиеся к товару, вместе с передачей товара | Ст. 456 п. 2 ГК РФ |
| Письменное уведомление поставщика о выявленных несоответствиях | Ст. 513 п. 2 ГК РФ |
| Сверка товара со сведениями транспортных и сопроводительных документов | Ст. 513 п. 3 ГК РФ |
| Экспертиза результатов поставки силами заказчика или экспертов | Ст. 94 ч. 3 44-ФЗ |
| Документ о приёмке либо мотивированный отказ от его подписания | Ст. 94 ч. 7 44-ФЗ |
Общий порядок приёмки товара по госконтракту разобран в отдельной статье. Бумага собрана в разделе канцелярия и бумага, картриджи и тонеры - в расходниках для техники, принтеры и МФУ - в офисной технике.
Пришлите перечень позиций или ссылку на закупку - подготовим коммерческое предложение с ценой, сроком и характеристиками. Поставляем по 44-ФЗ и 223-ФЗ и передаём закрывающие документы.
Частые вопросы
Какая плотность бумаги нужна для двусторонней печати?
Смотрите два показателя вместе: массу бумаги площадью 1 м2 и непрозрачность. По ГОСТ Р 57641-2017 для марки А масса составляет 72,0-82,0 г, непрозрачность - не менее 93,0 %. Чем выше непрозрачность, тем меньше просвечивает текст с обратной стороны листа.
Можно ли требовать бумагу по ГОСТ?
Документы национальной системы стандартизации применяются на добровольной основе (ст. 26 ч. 1 162-ФЗ). При этом закон разрешает использовать в описании показатели, требования и терминологию из таких документов (ст. 33 ч. 1 п. 2 44-ФЗ). Если изготовитель публично заявил о соответствии стандарту, например нанёс его обозначение на упаковку, применение стандарта для него обязательно (ст. 26 ч. 3 162-ФЗ).
Сколько листов должно быть в пачке?
По п. 3.3.4 ГОСТ Р 57641-2017 бумагу упаковывают в пачки по 500 листов, другое количество допускается по согласованию изготовителя с потребителем. В требованиях указывайте единицу измерения и число листов в пачке.
Как часто завозить бумагу в течение года?
Периодичность удобно привязать к заявкам и к ёмкости склада. Если периоды поставки партий не определены, товары поставляются равномерными партиями помесячно, но в договоре можно установить график поставки (ст. 508 ГК РФ).
Источники
- Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ, ст. 33
- Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ, ст. 16
- Федеральный закон от 29.06.2015 № 162-ФЗ, ст. 26
- Постановление Правительства РФ от 20.10.2014 № 1084
- Постановление Правительства РФ от 30.09.2019 № 1279
- ГОСТ Р 57641-2017 «Бумага ксерографическая для офисной техники»
- ГОСТ Р 57641-2017 в федеральном фонде стандартов
- ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы»
- ГОСТ 1641-75 «Бумага. Упаковка, маркировка, транспортирование и хранение»
- Приказ Росстандарта от 05.02.2020 № 31-ст