Оснащение архива учреждения: стеллажи, короба, режим

Оснащение архивохранилища складывается из четырёх групп: металлические стеллажи и шкафы, первичные средства хранения (коробки, папки, конверты), приборы контроля температуры и влажности, вспомогательный инвентарь. Состав и расстановку задают Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

Какая норма действует

Обязанность обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков хранения установлена частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Требования к помещениям и оборудованию задают Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (зарегистрирован Минюстом России 06.09.2023 № 75119). Прежний приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 признан утратившим силу приказом Минкультуры России от 08.08.2023 № 2367.

Подпункт «а» пункта 76 Правил: для размещения архивных документов предоставляют изолированные помещения, оснащённые средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией, оборудованием для хранения документов. Пункт 80: документы размещают на стационарных, передвижных и (или) мобильных металлических стеллажах, в металлических шкафах, сейфах или контейнерах.

Что входит в перечень оснащения

Группа	Позиции	Основание
Оборудование для хранения	металлические стеллажи стационарные, передвижные, мобильные; шкафы, сейфы, контейнеры, отсеки-боксы	п. 80
Первичные средства хранения	архивные коробки, папки, конверты, твёрдые обложки дел	п. 83 и 51
Контроль режима	термометр и гигрометр либо термогигрометр	п. 90
Свет и затемнение	светорассеиватели, регуляторы светового потока, защитные фильтры и покрытия, жалюзи, закрытые плафоны	п. 87
Маркировка и учёт	ярлыки для нумерации стеллажей и полок, топографические указатели	п. 94 и 95
Уборка хранилища	инвентарь для влажной уборки и обеспыливания, антисептики	п. 92
Вспомогательное	лестница-стремянка, тележка, стол для разбора дел	по месту

Стеллажи и шкафы - это специальная мебель, коробки и папки - канцелярия и бумага.

Как посчитать стеллажи и короба

Возьмите объём фонда в единицах хранения по описям: отдельно постоянного срока, свыше 10 лет и по личному составу.
Переведите объём в погонные метры полок. Дело не должно содержать более 250 листов при толщине корешка не более 4 см (п. 51 Правил). При предельной толщине на погонный метр полки приходится около 25 дел, при корешке 2 см - около 50.
Прибавьте запас на поступления за годы, пока дела лежат в архиве.
Поделите общую длину полок на длину одной полки и число ярусов. Получится количество секций.
Проверьте площадь: пункт 78 Правил рекомендует считать её из расчёта 400 единиц хранения на 1 кв. м.
Коробки считайте по внутренней длине и толщине корешков, папки и конверты - по числу неформатных дел.

Расстояния из пункта 82 Правил рекомендуемые, но они съедают площадь.

Между чем	Расстояние
Торцами стеллажей (главный проход)	не менее 120 см
Рядами стеллажей (межстеллажный проход)	не менее 75 см
Стеллажом, параллельным стене, и наружной стеной	не менее 75 см
Торцом стеллажа и стеной	не менее 45 см
Верхней полкой и потолком	50 см
Нижней полкой и полом	не менее 15 см, в цокольных этажах не менее 30 см

Пункт 81: стеллажи предпочтительно ставить перпендикулярно стенам с оконными проёмами и не ближе 1 м от источников тепла.

Какие характеристики указать в описании

Описание объекта закупки строят на функциональных, технических, качественных и эксплуатационных характеристиках, а товарный знак указывают со словами «или эквивалент» - пункт 1 части 1 статьи 33 Федерального закона № 44-ФЗ. Показатели берут из технических регламентов и документов национальной системы стандартизации, иначе в описании нужно обоснование (п. 2 ч. 1 ст. 33). Подход к мебели - в статье про описание требований без указания бренда.

Характеристика	Что указывают	На что влияет
Материал	сталь, тип покрытия	п. 80 требует металлических стеллажей и шкафов
Габариты секции	высота, длина и глубина полки, число ярусов	вместимость и зазоры по п. 82
Нагрузка	допустимая нагрузка на полку и на секцию	вес коробок, прогиб полок
Тип конструкции	стационарный, передвижной, мобильный	площадь под проходы
Исполнение	открытый или закрытый тип, запирание	п. 87: хранение в темноте
Короба и папки	внутренние размеры, материал картона, место под ярлык	п. 83 и 84, вместимость полки
Приборы	диапазон измерения, погрешность	режим по п. 88-90

Понятие «максимальная допустимая нагрузка на ячейку хранения» определено в пункте 3.15 добровольного ГОСТ Р 57381-2017. Он распространяется на сборно-разборные стальные стеллажи с ручной загрузкой (раздел 1). По обложкам дел сноска к пункту 51 Правил отсылает к пункту Е.1.3 «Картон» добровольного ГОСТ 7.50-2002: среди материалов там назван бескислотный картон для консервации документов.

Температура, влажность, свет и уборка

Для документов на бумажном носителе оптимальны температура 17-19 °С и относительная влажность 50-55 % (подпункт «а» пункта 88). Колебания не должны превышать 5 °С и 10 % (п. 89). Контроль ведут термометром и гигрометром либо термогигрометром в контрольных точках, вдали от отопления и вентиляции, на высоте не менее 1 м от пола. Периодичность по пункту 90: в специализированном здании не реже раза в неделю, в оборудованном помещении - двух раз, при отклонениях - раз в сутки. Результаты фиксируют (п. 91).

Документы хранят в темноте (п. 87). На окна ставят светорассеиватели, регуляторы светового потока, защитные фильтры и покрытия или жалюзи. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью; разрешены светодиодные светильники и люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

Санитарный режим по пункту 92: не реже раза в месяц влажная уборка полов, обеспыливание оборудования и коробок, обработка антисептиками цоколей стеллажей, плинтусов и подоконников.

Что нельзя размещать в хранилище по пожарным правилам?

Противопожарный режим устанавливают по законодательству о пожарной безопасности (п. 85 Правил). Сноска к нему отсылает к Правилам противопожарного режима, утверждённым постановлением Правительства РФ от 16.09.2020 № 1479. Для хранилища важны три положения.

Подпункт «б» пункта 16 запрещает использовать подвальные, подземные и цокольные этажи для хранения оборудования, мебели и других предметов. Исключение - случаи по нормативным документам о пожарной безопасности. Пункт 78 архивных Правил тоже не допускает хранилище ниже уровня земли, кроме помещений с защитой от грунтовых, талых и паводковых вод.
Подпункт «в» пункта 35 запрещает эксплуатировать светильники со снятыми колпаками (рассеивателями), предусмотренными конструкцией.
Пункт 60 обязывает обеспечить объект огнетушителями по нормам раздела XIX и приложений № 1 и 2 и вести учёт в журнале эксплуатации систем противопожарной защиты.

Пункт 12 тех же Правил требует обозначать категорию по взрывопожарной и пожарной опасности и класс зоны на входных дверях снаружи, но только для помещений производственного и складского назначения и кроме категории Д. Правила № 77 архивохранилище к складским помещениям не относят. Охранный режим обеспечивают средствами охраны с контролем доступа (п. 86 архивных Правил), а что ставят на пост - в статье про оснащение поста охраны.

Документы и приёмка

ТР ТС 025/2012 распространяется на мебель бытовую и для общественных помещений (п. 2 ст. 2), а стеллажи, шкафы и полки названы в пункте 2.5 приложения 1 к нему. По пункту 2 статьи 6 регламента такая мебель подлежит декларированию соответствия; сведения о декларации указывают в сопроводительной документации (п. 5 ст. 6). В неё входят накладная, инструкция по эксплуатации и инструкция по сборке, если мебель поставляется разобранной (п. 2 ст. 4).

Заказчик обязан провести экспертизу результатов (ч. 3 ст. 94 44-ФЗ), для приёмки может создаваться комиссия не менее чем из пяти человек (ч. 6 ст. 94). На месте сверьте:

комплектность по спецификации и целостность покрытия;
габариты секций, шаг перестановки полок, фактические проходы между рядами (п. 82 Правил);
маркировочный ярлык: наименование изделия, изготовитель, дата изготовления, гарантийный срок, срок службы и единый знак обращения (п. 7.2 ст. 5 регламента);
сопроводительную документацию со сведениями о декларации и инструкцию по сборке, если стеллажи привезли разобранными;
нумерацию стеллажей и полок (п. 94 Правил) и топографические указатели (п. 95);
у коробок - размеры, материал и место под ярлык с номером фонда и описи (п. 84 Правил).

Пришлите перечень позиций или ссылку на закупку - подготовим коммерческое предложение с характеристиками, сроком поставки и ценой. Поставляем по 44-ФЗ и 223-ФЗ и передаём закрывающие документы, связаться можно через контакты.

Частые вопросы

Можно ли ставить в хранилище деревянные стеллажи?

Пункт 80 Правил называет металлические стеллажи, шкафы, сейфы и контейнеры, а из специального оборудования - отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками. Деревянных конструкций он не упоминает. Тот же пункт запрещает хранить документы в транспортной таре, в штабелях, на полу и подоконниках.

Сколько единиц хранения приходится на квадратный метр?

Пункт 78 Правил рекомендует считать площадь хранилища с учётом размещения 400 единиц хранения на 1 кв. м. Вместимость полки считают от толщины корешка дела, которая по пункту 51 не превышает 4 см.

Нужен ли сертификат на архивные стеллажи?

Мебельная продукция из перечня приложения 1 к ТР ТС 025/2012 подлежит декларированию соответствия, это пункт 2 статьи 6 регламента. Стеллажи и шкафы названы в пункте 2.5 перечня, обязательная сертификация тем же пунктом предусмотрена для других видов мебели.

Обязательны ли расстояния между стеллажами?

Пункт 82 Правил формулирует их как рекомендуемые: главный проход между торцами не менее 120 см, межстеллажный проход не менее 75 см, между торцом стеллажа и стеной не менее 45 см. Закладывайте их в расчёт заранее: без проходов секции не встанут по месту.

Источники

Каталог

Поставляем по этой теме

Специальная мебель

Лабораторные столы и шкафы, медицинская мебель, архивные и мобильные стеллажи, металлические шкафы и сейфы, мебель для залов ожидания

Подробнее

Канцелярия и бумага

Бумага А4 и А3, папки и файлы, ручки и маркеры, архивные расходники, офисные расходники