Короба, папки и конверты в архиве называются первичными средствами хранения. Их перечень задан пунктом 83 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, и пунктом 6.1 Правил, утверждённых приказом Росархива от 02.03.2020 № 24. Требований к материалу, размерам и сроку службы короба Правила не содержат: эти показатели заказчик задаёт сам, опираясь на формат дел и толщину корешков.
Какие Правила действуют для вашего архива
Обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков хранения обязаны государственные органы, органы местного самоуправления и организации - часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Дальше действуют два разных акта Росархива.
- Правила, утверждённые приказом от 31.07.2023 № 77 (Минюст 06.09.2023, № 75119), - для архивов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций.
- Правила, утверждённые приказом от 02.03.2020 № 24 (Минюст 20.05.2020, № 58396, с изменениями от 26.09.2022), - для государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек, научных организаций из перечня Правительства.
Формулировки про коробки, папки и конверты почти совпадают, нумерация пунктов разная: ссылайтесь на акт, адресованный вашему архиву. Стеллажи, шкафы и режим хранения - в статьях про оснащение архива учреждения и мобильные стеллажи. Короба, папки и обложки - это канцелярия и бумага.
Что входит в перечень первичных средств хранения
| Позиция | Для чего нужна по Правилам | Основание |
|---|---|---|
| Архивный короб | размещение дел на бумажном носителе | п. 83 № 77, п. 6.1 № 24 |
| Закрытая твёрдая папка | хранение неформатных документов | подп. «е» п. 50 № 77 |
| Конверт | документы, которые не подшивают в дело | п. 83 № 77, п. 6.1 № 24 |
| Твёрдая обложка дела или титульный лист | подшивка дела на четыре прокола и нанесение реквизитов | п. 51 и 61 № 77 |
| Бумага для упаковки | хранение дел в связках, если оно допущено | п. 6.2 № 24 |
| Картотечный ящик | картотеки в составе Архивного фонда | п. 6.2 № 24 |
| Надпись или ярлык на коробе | номер и название фонда, номер описи, крайние номера дел | п. 84 № 77, п. 6.5 № 24 |
Транспортная тара в перечень не входит: хранить в ней документы не разрешается, как и в штабелях, на полу и подоконниках (п. 80 Правил № 77, п. 6.4 Правил № 24). Пункт 87 Правил № 77 добавляет коробу функцию светозащиты: документы хранят в темноте.
Из какого картона делают архивные короба?
Материал короба Правила не называют. Единственная отсылка к материалу - сноска 29 к пункту 51 Правил № 77 про твёрдую обложку дела: она ведёт к пункту Е.1.3 «Картон» ГОСТ 7.50-2002 «Консервация документов. Общие требования». По карточке реестра Росстандарта стандарт действует с 01.01.2003 (постановление Госстандарта России от 05.06.2002 № 232-ст) и предназначен для библиотек всех типов и органов научно-технической информации.
Применение документов национальной системы стандартизации добровольное - часть 1 статьи 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ. Текст приложений ГОСТ 7.50-2002 в открытых версиях правовых баз недоступен, поэтому пересказы приложений со сторонних сайтов в характеристики товара не переносите.
В разделе 2 «Нормативные ссылки» ГОСТ 7.50-2002 перечислены стандарты на картон. Который из них относится к обложкам дел и коробам, по открытой части стандарта не видно, поэтому ссылку на конкретный стандарт нельзя подавать как требование к архивному коробу.
| Обозначение | Предмет стандарта | Статус по реестру |
|---|---|---|
| ГОСТ 7950-77 | картон переплетный | действует |
| ГОСТ 9347-74 | картон прокладочный | действует |
| ГОСТ 7933-89 | картон для потребительской тары | действует |
Значений pH, плотности, толщины картона и срока службы короба Правила № 77 и № 24 не задают. Нужен бескислотный картон - запишите его характеристикой материала и предусмотрите в контракте документ изготовителя: технические условия, паспорт или протокол испытаний.
Отдельного стандарта на архивный картонный короб в реестре Росстандарта нет. Действующий ГОСТ 33781-2016 «Упаковка потребительская из картона, бумаги и комбинированных материалов» адресован упаковке товаров, а не средствам архивного хранения.
Как посчитать количество коробов и папок
- Выпишите из описей объём фонда в единицах хранения отдельно по срокам хранения: постоянный, свыше 10 лет, по личному составу.
- Возьмите фактическую толщину корешков. Предел задан пунктом 51 Правил № 77: не более 250 листов в деле при корешке не более 4 см.
- Сложите толщины корешков по группе дел - получите нужную суммарную внутреннюю длину коробов в сантиметрах.
- Поделите эту длину на внутреннюю длину короба из спецификации поставщика, округлите вверх и оставьте зазор: дела придётся вынимать.
- Неформатные документы считайте отдельно: под них идут закрытые твёрдые папки или короба (подп. «е» п. 50 Правил № 77), под мелкие документы без подшивки - конверты.
- Добавьте запас на поступления и ярлыки по числу коробов.
Какие характеристики указать в описании
В описании объекта закупки указывают функциональные, технические, качественные и эксплуатационные характеристики, а товарный знак допускается только со словами «или эквивалент» - пункт 1 части 1 статьи 33 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ.
| Характеристика | Что указать | На что влияет |
|---|---|---|
| Внутренние размеры | длина, ширина, высота в миллиметрах | формат дел и число корешков в коробе |
| Материал | вид картона, при необходимости марка и толщина | прочность и условия долгого хранения |
| Исполнение | сборный или цельнокройный, тип клапанов и завязок | защита от света и пыли, скорость сборки |
| Место под ярлык | поле на лицевой стороне или рамка-карман | реквизиты по п. 84 № 77 и п. 6.5 № 24 |
| Печать на обложке дела | поля под реквизиты п. 55 Правил № 77 | оформление дела без ручной разметки |
Марку картона описывают без бренда. Добровольный ГОСТ 7950-77 даёт пример условного обозначения переплётного картона: «Картон Б-ВС-1,25» - марка, сорт и толщина в миллиметрах. Терминологию берите из действующего ГОСТ Р 7.0.8-2025: он введён с 01.03.2025 вместо ГОСТ Р 7.0.8-2013, и термины в нём рекомендованные.
Что проверить при приёмке и какие документы получить
Приёмка по контракту включает экспертизу поставленного товара (п. 1 ч. 1 ст. 94 44-ФЗ). Вместе с товаром поставщик передаёт относящиеся к нему документы, предусмотренные законом, иными правовыми актами или договором (п. 2 ст. 456 ГК РФ).
- Сверьте по спецификации количество и вложение в упаковке, а не число мест.
- Промерьте внутренние размеры на выборке из разных упаковок: дело вашего формата должно входить свободно.
- Соберите один короб: углы должны сходиться без зазора, клапаны - держать форму, завязки - не рваться на узле.
- Проверьте картон на излом по рёбрам сгиба и на расслоение, а партию - на следы влаги.
- Убедитесь, что место под ярлык есть и реквизиты на него влезают.
- Заберите документы изготовителя, если предусмотрели их в контракте.
Если поставщик публично заявил о соответствии товара национальному стандарту, например поставил обозначение ГОСТа в маркировке, применение стандарта для него обязательно - часть 3 статьи 26 162-ФЗ. Общий порядок - в статье про приёмку товара по госконтракту.
Пришлите перечень позиций или ссылку на закупку - подготовим коммерческое предложение с характеристиками, ценой и сроком поставки. Поставляем по 44-ФЗ и 223-ФЗ и передаём закрывающие документы.
Частые вопросы
Нужен ли сертификат соответствия на архивные короба?
Правила № 77 и № 24 документов о соответствии для первичных средств хранения не требуют. ТР ТС 005/2011 «О безопасности упаковки» распространяется на все типы упаковки, которые являются готовой продукцией, включая бумажную и картонную. Отнесение изделия к области применения регламента называется идентификацией и идёт по технической документации изготовителя. Состав документов от поставщика закрепляйте в контракте.
Можно ли требовать бескислотный картон?
Да, это характеристика материала, а не бренд. Такие характеристики заказчик указывает по пункту 1 части 1 статьи 33 44-ФЗ. Числового значения кислотности Правила № 77 и № 24 не задают, поэтому подтверждением служит документ изготовителя, предусмотренный контрактом.
Сколько дел входит в один архивный короб?
Норма этого не определяет. Считайте от внутренней длины короба по спецификации поставщика и фактической толщины корешков. Предел по пункту 51 Правил № 77 - 250 листов в деле при корешке не более 4 см. Поделите длину на толщину корешка и оставьте зазор: дела придётся вынимать.
Что должно быть написано на коробе?
Номер и название фонда, номер описи дел и крайние номера единиц хранения - пункт 84 Правил № 77. Пункт 6.5 Правил № 24 размещает ярлык на лицевой стороне и разрешает дополнить его наименованием архива, штрих-кодом или радиочастотным идентификатором.
Источники
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ, ст. 17
- Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 (Правила для организаций)
- Приказ Росархива от 02.03.2020 № 24 (Правила для архивов, музеев и библиотек)
- ГОСТ 7.50-2002 в реестре Росстандарта
- ГОСТ 7.50-2002 «Консервация документов. Общие требования»
- ГОСТ 7950-77 «Картон переплетный»
- ГОСТ 33781-2016 в реестре Росстандарта
- ГОСТ Р 7.0.8-2025 в реестре Росстандарта
- ТР ТС 005/2011 «О безопасности упаковки»
- Федеральный закон от 29.06.2015 № 162-ФЗ, ст. 26
- Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ, ст. 33
- Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ, ст. 94
- Гражданский кодекс РФ, ст. 456