Металлические шкафы и сейфы для хранения дел: что выбрать и как описать

Металлический шкаф и сейф - разные изделия. У сейфа защитные свойства подтверждены испытаниями и выражены классом. У обычного металлического шкафа класса нет: он запирается и закрывает дела от постороннего доступа. Что выбрать для хранения дел и нарядов, зависит от состава документов: можно ли восстановить то, что лежит в папке.

Чем сейф отличается от металлического шкафа

Определение дано в п. 3.1 ГОСТ Р 50862-2017: сейф - средство надёжного хранения с регламентированными защитными свойствами взломостойкости и (или) огнестойкости, у которого в закрытом состоянии хотя бы одна внутренняя сторона не длиннее 1 м. Слово «регламентированные» здесь главное. Класс устойчивости к взлому стандарт определяет как обозначение в классификации (п. 3.15), а сейфы классифицирует по таблице 1 (п. 4.1).

Металлический шкаф для документов такой классификации не проходит. Он даёт запираемый объём и полки под папки. Для большинства дел по номенклатуре этого достаточно.

Проверьте редакцию стандарта. По карточке Росстандарта ГОСТ Р 50862-2017 введён с 1 июля 2018 года, а редакции 1996, 2005 и 2012 годов заменены. В названиях редакций 1996 и 2005 годов были слова «и огнестойкость», в действующей их нет: она только про устойчивость к взлому. Документы национальной системы стандартизации применяются добровольно (ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ).

Где по правилам размещают дела

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (приказ Росархива от 22.05.2019 № 71) в п. 6.28 говорят прямо: дела на бумажном носителе в структурных подразделениях размещаются в шкафах, сейфах, в службе делопроизводства - в шкафах, на стеллажах. Дела ставят вертикально и корешками наружу, в соответствии с номенклатурой дел.

Для архивного хранения действуют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Пункт 77 называет три варианта размещения: здание, отвечающее требованиям; архивохранилище; запирающиеся шкафы или сейфы. Пункт 80 уточняет оборудование архивохранилища: металлические стеллажи, металлические шкафы, сейфы или контейнеры. Хранение в транспортной таре, на полу и подоконниках не разрешается. По п. 94 стеллажи и шкафы нумеруют слева направо от входной двери, полки - слева направо и сверху вниз.

В архивах федеральных судов общей юрисдикции те же формулировки повторяет Инструкция, утверждённая приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.2019 № 56. Пункт 12.2 называет среди вариантов размещения запирающиеся шкафы или сейфы, п. 12.5 - металлические шкафы, сейфы и контейнеры, п. 12.8 - картотечные шкафы для карточек и справочных материалов. В форме паспорта архива суда есть строка «Шкафы деревянные, металлические; отсутствуют».

Классы устойчивости к взлому, огнестойкости и замки

Огнестойкость вынесена в отдельный стандарт - ГОСТ Р 57384-2017 «Устройства для безопасного хранения. Сейфы и картотечные шкафы огнестойкие. Классификация и методы испытаний на огнестойкость». По карточке Росстандарта он действует, введён с 1 сентября 2017 года, Изменение № 1 применяется с 1 апреля 2024 года.

Таблица 1 этого стандарта задаёт четыре класса: 30 Б, 60 Б, 90 Б и 120 Б. Число означает продолжительность воздействия температуры при испытаниях в минутах, буква Б - защиту данных на бумажном носителе. Максимально допустимый рост температуры внутри изделия - 150 °C.

Есть комбинированное исполнение. Огневзломостойкий сейф обладает регламентированными свойствами огнестойкости и устойчивости к взлому (п. 3.6). По взлому он должен отвечать ГОСТ Р 50862 или ГОСТ Р 55148 (п. 4.2), а замок иметь класса не ниже А по ГОСТ 34024 (п. 5.1.2).

ГОСТ Р 55148-2012 отдельно описывает лёгкие сейфы: средства надёжного хранения со стойкостью к взлому неквалифицированными методами. На изделия по ГОСТ Р 50862 он не распространяется в части устойчивости к взлому.

Когда достаточно шкафа, а когда нужен сейф?

Нормы вид изделия не предписывают: и Правила Росархива, и Инструкция для архивов судов говорят «запирающиеся шкафы или сейфы». Выбор зависит от содержимого.

Металлического шкафа обычно хватает для дел по номенклатуре, нарядов, переписки, копий и справочных картотек. Сейф берут под то, что трудно восстановить: подлинники, печати и штампы, бланки, ключи от помещений.

Отдельный случай - персональные данные на бумаге. Положение, утверждённое постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 687, требует определить места хранения материальных носителей и перечень лиц с доступом (п. 13), обеспечить раздельное хранение носителей, обработка которых ведётся в разных целях (п. 14), и соблюдать условия, исключающие несанкционированный доступ (п. 15). Вид оборудования в Положении не назван: перечень мер и ответственных устанавливает сам оператор.

Как посчитать, сколько шкафов нужно

1. Измерьте рулеткой длину полок, занятых делами, по каждому помещению. Сумма даст объём хранения в погонных метрах.
2. Прибавьте прирост: сколько погонных метров добавляется за год и на какой срок рассчитываете оснащение.
3. Подберите высоту отделения по самой толстой папке, а глубину полки - по формату дел. Корешок папки-регистратора заметно шире обычной подшивки.
4. Поделите общую длину полок на полезную длину одной полки выбранной модели. Получите нужное число полок.
5. Переведите полки в изделия: поделите на количество полок в одном шкафу и округлите вверх.
6. Проверьте расстановку по месту: ширина дверного проёма, проходы, доступ к нижней и верхней полке.
7. Сейфы посчитайте отдельно - по числу мест, где лежат подлинники, печати и ключи.

Какие характеристики указать в описании

Описывайте изделие функционально. В описании объекта закупки указывают функциональные, технические, качественные и эксплуатационные характеристики, а товарный знак допускается указывать со словами «или эквивалент» (п. 1 ч. 1 ст. 33 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ). Показатели, условные обозначения и терминологию берут из технических регламентов и документов национальной системы стандартизации - это предусмотрено п. 2 ч. 1 ст. 33. Если указываете класс, пишите его вместе с обозначением стандарта: «класс огнестойкости не ниже 30 Б по ГОСТ Р 57384-2017».

Доставка, занос и приёмка

До закупки пройдите путь заноса: ширина дверей и проёмов, повороты коридора, грузоподъёмность лифта, пороги. Для помещений выше первого этажа запросите у технической службы допустимую нагрузку на перекрытие - где её искать, разобрано в статье про мобильные стеллажи для архива. Для архива суда это прописано в п. 12.2 Инструкции: приспособленное помещение обследуют, включая прочность межэтажных перекрытий с учётом потенциальных нагрузок.

Металлический шкаф для общественных помещений - мебельная продукция. Шкафы входят в перечень приложения 1 к ТР ТС 025/2012 и подлежат декларированию соответствия, а сведения о декларации указывают в сопроводительной документации. В комплект входят инструкция по эксплуатации и инструкция по сборке, если изделие поставлено в разобранном виде. На маркировочном ярлыке должны быть наименование изделия, изготовитель, дата изготовления, гарантийный срок, срок службы и единый знак обращения.

Если позиция заявлена как сейф с классом, запросите паспорт изделия и документ, подтверждающий класс. На месте проверьте число ключей и дубликатов, работу замка, комплект полок, покрытие и наличие отверстий под анкеры.

Металлические шкафы и сейфы относятся к группе специальной мебели. Про хранение документов в составе рабочего кабинета есть отдельный разбор - кабинет руководителя в госучреждении.

Пришлите перечень позиций или ссылку на закупку - подготовим коммерческое предложение с ценой, сроком и характеристиками. Поставляем по 44-ФЗ и 223-ФЗ, передаём закрывающие документы.

Частые вопросы

Обязательно ли покупать сейф для хранения дел?

Такого требования нормы не содержат. Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, называют запирающиеся шкафы или сейфы одним из вариантов размещения документов (п. 77). Инструкция для архивов федеральных судов повторяет ту же формулировку в п. 12.2. Вид изделия учреждение выбирает само, исходя из состава документов.

Какой стандарт на сейфы действует сейчас?

По карточке Росстандарта действует ГОСТ Р 50862-2017 «Сейфы, сейфовые комнаты и хранилища ценностей. Требования и методы испытаний на устойчивость к взлому». Редакции 1996, 2005 и 2012 годов заменены. Огнестойкость вынесена в ГОСТ Р 57384-2017. Оба стандарта относятся к национальной системе стандартизации и применяются добровольно.

Что означает класс огнестойкости 30 Б?

Это обозначение из таблицы 1 ГОСТ Р 57384-2017. Число показывает продолжительность воздействия температуры при испытаниях в минутах, буква Б - защиту данных на бумажном носителе. Максимально допустимый рост температуры внутри изделия при испытании - 150 °C. Всего в таблице четыре класса: 30 Б, 60 Б, 90 Б и 120 Б.

Можно ли указать в описании конкретную марку сейфа?

Указание на товарный знак допускается, если оно сопровождается словами «или эквивалент» (п. 1 ч. 1 ст. 33 Закона № 44-ФЗ). Надёжнее перечислить функциональные и технические характеристики: габариты, толщину стали, тип замка, число полок, класс по стандарту. Показатели и терминологию берут из технических регламентов и документов национальной системы стандартизации.

Источники

• ГОСТ Р 50862-2017, карточка Росстандарта
• ГОСТ Р 50862-2017, текст стандарта
• ГОСТ Р 57384-2017 «Сейфы и картотечные шкафы огнестойкие»
• ГОСТ Р 55148-2012 «Средства надежного хранения. Легкие сейфы»
• Правила хранения документов Архивного фонда РФ (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77)
• Правила делопроизводства в государственных органах (приказ Росархива от 22.05.2019 № 71)
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.2019 № 56
• ТР ТС 025/2012 о безопасности мебельной продукции
• Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 № 687
• Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ, ст. 33