Картотечный шкаф хранит дела и учётные карточки в выдвижных ящиках. Шкаф для документов держит папки на полках за дверями. Для службы делопроизводства разница практическая: в ящике дела стоят вертикально и вынимаются по одному, без разбора полки.
Чем картотека отличается от шкафа для документов
Термины закреплены в ГОСТ 20400-2013 «Продукция мебельного производства. Термины и определения»; по карточке Росстандарта стандарт действует.
Шкаф для документов - шкаф с глухими дверями, расстояние между внутренними полками которого соответствует размеру стандартных папок (п. 83). Картотека - тумба для хранения систематизированного собрания карточек со сведениями справочного или учётного характера, с многочисленными выдвижными ящиками в несколько рядов один над другим (п. 103).
Торговое название «шкаф картотечный» в этом стандарте не закреплено: стандартизован термин «картотека», и это тумба с ящиками.
Какие документы лежат в подразделении
Обязанность обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков закреплена в ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, в п. 47 задают интервал передачи: не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Документы со сроками хранения до 10 лет включительно остаются в структурных подразделениях.
Чей документ применять, сказано в п. 7 этих же Правил: госорганы и органы местного самоуправления формируют дела по Правилам делопроизводства (приказ Росархива от 22.05.2019 № 71), государственные организации - по Примерной инструкции (приказ Росархива от 11.04.2018 № 44), остальные - по локальным нормативным актам.
Примерная инструкция в п. 8.19 говорит прямо: дела хранятся по месту их формирования. Пункт 8.22 добавляет деталь: номенклатура дел или выписка из неё помещается на внутренней стороне шкафа. Сами картотеки тоже включают в номенклатуру дел (п. 6.14 Правил делопроизводства, п. 8.5 Примерной инструкции).
Какие бывают исполнения
- Ящики под подвесные папки формата А4. Дела в них стоят вертикально и корешками наружу - такое размещение предписывают п. 6.28 Правил делопроизводства и п. 8.22 Примерной инструкции.
- Картотечные ящики под учётные карточки. Регистрационно-учётная форма по п. 97 ГОСТ Р 7.0.8-2025 - это реестр, карточка, журнал, таблица или электронная форма. Стандарт введён с 1 марта 2025 года взамен ГОСТ Р 7.0.8-2013.
- Ящики под чертежи и планы. Нужны там, где ведётся научно-техническая документация (п. 38 того же стандарта) и работает технический архив.
Изделия входят в перечень ТР ТС 025/2012: п. 1.7 приложения 1 - мебель для административных помещений, п. 2.5 - шкафы, тумбы, стеллажи и ящики. Печати и штампы по п. 10.11 Примерной инструкции хранят в запирающихся шкафах или сейфах: классы устойчивости к взлому разобраны в статье про металлические шкафы и сейфы для хранения дел.
Какие характеристики функционально значимы?
| Характеристика | Что за ней стоит |
|---|---|
| Число ящиков и внутренняя высота | Сколько дел или карточек встанет |
| Направляющие и полное выдвижение | Доступ к дальним делам |
| Усилие выдвигания | Не более 5,0 даН (приложение 2 ТР ТС 025/2012, таблица 3 ГОСТ 16371-2014) |
| Нагрузка на дно ящика | Q+6,0 даН для общественных помещений, Q - расчётная нагрузка по ГОСТ 28105 (таблица 3) |
| Долговечность ящика | 40 000 циклов, деформация не более 2,0 мм (та же графа таблицы 3) |
| Устойчивость под нагрузкой на ящик | Не менее 6,0 даН при высоте изделия свыше 1,0 до 1,5 м (таблица 4 ГОСТ 16371-2014) |
| Фиксация выдвижных элементов | Защита от самопроизвольного открывания (ст. 5 п. 2 ТР ТС 025/2012) |
| Запирание и покрытие | Порядок доступа, число ключей, влажная уборка |
| Предельные нагрузки изготовителя | Маркировка и инструкция (ст. 5 п. 6.1 ТР ТС 025/2012) |
Устойчивость нормируют и под нагрузкой на выдвинутый ящик: значения таблицы 4 повторены в таблице 2 приложения 2 ТР ТС 025/2012. Отсюда в описании появляются блокировка, допускающая выдвижение только одного ящика, и отверстия под крепление к стене или полу. Прямого требования о блокировке ни регламент, ни стандарт не содержат: это конструктивное решение изготовителя.
Функциональные размеры отделений шкафов для административных помещений задаёт ГОСТ 26800.4-86. Он действует, но применяется добровольно, как и прочие документы национальной системы стандартизации (ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ).
Как посчитать потребность
- Выпишите из номенклатуры дел разделы своего подразделения и сроки хранения. Дела до 10 лет остаются у вас.
- Измерьте рулеткой занятую длину полок и ящиков в погонных метрах: отдельно дела, отдельно карточки.
- Переведите метры в дела. Дело на бумажном носителе не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см; для дел со сроками хранения до 10 лет толщина не должна превышать 10 см (п. 6.23 Правил делопроизводства, п. 8.20 Примерной инструкции).
- Прибавьте прирост за один-три года: на этот интервал рассчитана передача дел в архив.
- Поделите итоговую длину на полезную длину одного ящика выбранной модели и округлите вверх.
- Переведите ящики в изделия: поделите на число ящиков в одной тумбе.
- Проверьте расстановку: ширина проёмов, глубина выдвинутого ящика плюс проход, доступ к нижнему ящику.
Приложения объёмом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том (п. 6.23).
Как описать позицию без указания бренда
Пункт 1 ч. 1 ст. 33 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ требует описывать объект через характеристики: функциональные, технические, качественные, эксплуатационные. Товарный знак допустим при сопровождении словами «или эквивалент».
Пункт 2 ч. 1 ст. 33 указывает, откуда брать показатели и терминологию: из технических регламентов и документов национальной системы стандартизации. При иных показателях потребуется обоснование необходимости. Поэтому формулировка «усилие выдвигания ящика не более 5,0 даН» работает лучше расплывчатого «ящики легко выдвигаются». Термины тоже берите из стандартов: «тумба» - из ГОСТ 20400-2013, «ящик» и «полуящик» - из таблицы 3 ГОСТ 16371-2014.
Картотечные тумбы входят в группу специальной мебели, столы и шкафы кабинета - в офисную мебель, папки и карточки - в канцелярию.
Приёмка и документы
Мебель для общественных помещений из приложения 1 ТР ТС 025/2012 подлежит декларированию соответствия (ст. 6 п. 2), а сведения о декларации указывают в сопроводительной документации (ст. 6 п. 5).
Маркировочный ярлык по ст. 5 п. 7.2 содержит наименование и обозначение изделия, страну, наименование и местонахождение изготовителя, адрес импортёра, дату изготовления, гарантийный срок, срок службы и единый знак обращения. Знак обращения размещают на несъёмной части: на выдвижные ящики и переставные полки его наносить нельзя (ст. 7 п. 3). Пункт 5.4.2 ГОСТ 16371-2014 так же запрещает наносить на ящики и переставные полки саму маркировку.
Разобранное изделие сопровождают инструкция по сборке, схема монтажа и комплектовочный документ (п. 5.4.4 ГОСТ 16371-2014). Съёмная фурнитура должна быть уложена в один из ящиков или прикреплена к детали (п. 5.5.5).
Выдвиньте каждый ящик до упора, проверьте возврат, замок, число ключей и покрытие. Дно ящика должно быть закреплено неподвижно (п. 5.2.4). Заказчик обязан провести экспертизу результатов, в том числе своими силами (п. 1 ч. 1 и ч. 3 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Порядок сверки описан в статье про приёмку товара по госконтракту, а стеллажи и режим архивохранилища - в материале про оснащение архива учреждения.
Пришлите перечень позиций или ссылку на закупку - подготовим коммерческое предложение с ценой, сроком и характеристиками. Поставляем по 44-ФЗ и 223-ФЗ, передаём закрывающие документы.
Частые вопросы
Картотечный шкаф и шкаф для документов - это одно и то же?
Нет. По п. 83 ГОСТ 20400-2013 шкаф для документов имеет глухие двери и полки под стандартные папки. Картотека по п. 103 того же стандарта определена как тумба с многочисленными выдвижными ящиками под карточки справочного или учётного характера.
Нужна ли бумажная картотека, если регистрация идёт в электронном виде?
Решает само учреждение. Правила делопроизводства допускают внесение сведений о входящем документе и в электронную регистрационную карточку, и в регистрационно-учётную форму на бумажном носителе (п. 3.23). Бумажные картотеки включают в номенклатуру дел (п. 6.14).
Какую нагрузку на ящик указать в описании?
Ориентируйтесь на графу «для общественных помещений» таблицы 3 ГОСТ 16371-2014: прочность при нагружении дна ящика Q+6,0 даН, где Q - расчётная нагрузка по ГОСТ 28105, долговечность 40 000 циклов при деформации не более 2,0 мм.
Какие документы запросить у поставщика?
Сведения о декларации о соответствии требованиям ТР ТС 025/2012 в сопроводительной документации, маркировочный ярлык с полным составом реквизитов и инструкцию по эксплуатации. Для разобранной поставки - инструкцию по сборке, схему монтажа и комплектовочный документ.
Источники
- ТР ТС 025/2012 «О безопасности мебельной продукции» на сайте ЕЭК
- ГОСТ 16371-2014 «Мебель»
- Карточка ГОСТ 16371-2014 у Росстандарта
- ГОСТ 20400-2013 «Термины и определения»
- ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Термины и определения»
- Приказ Росархива № 71 «Правила делопроизводства»
- Приказ Росархива № 44 «Примерная инструкция»
- Приказ Росархива № 77 «Правила организации хранения»
- Закон № 125-ФЗ «Об архивном деле»
- Закон № 44-ФЗ, ст. 33 и 94
- Закон № 162-ФЗ «О стандартизации»